Relaciona cada requisito con una necesidad.
La documentación debe responder a los objetivos de la evaluación institucional. Antes de solicitar un archivo, define qué información ayuda a respaldar y cómo se utilizará durante la revisión.
Los ejemplos de esta guía son orientativos. No constituyen una lista universal de documentos obligatorios para todas las familias; los requisitos se acuerdan según el alcance de cada proyecto.
Organiza los grupos de información.
El expediente puede reunir comprobantes relacionados con ingresos, egresos, vivienda y composición familiar. La institución define los elementos necesarios y las alternativas que se considerarán ante circunstancias particulares.
Explica a las familias qué periodo debe cubrir cada documento, qué información necesita ser legible y cómo identificar correctamente el archivo dentro del recorrido de captura.
Facilita el envío de documentos y fotografías.
Solicita imágenes completas y legibles. Indica qué hacer cuando falta una página, el archivo no se abre o la imagen no permite consultar la información necesaria para el análisis.
Cuando el alcance incluye fotografías, la captura mediante QR permite incorporarlas desde el celular al expediente. Evita pedir que se envíen por canales adicionales si el proceso ya contempla su carga en la plataforma.
Revisa y aclara antes de resolver.
Recibir un archivo no equivale a dar por verificada toda la información. La revisión relaciona documentos con respuestas e identifica inconsistencias que pueden necesitar una aclaración de la familia.
Distingue documentos recibidos, pendientes y observaciones. Esa organización facilita que el comité conozca el estado real del expediente antes de tomar una decisión.
